Il est préalablement exposé ce qui suit :
Les présentes Conditions générales de vente et d'abonnement (ci-après le « Contrat »), établies en conformité avec l'article L.441-1 du Code de commerce, régissent les relations contractuelles entre :
- La Société In Extenso Global, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 988 656 963 au capital social de 1 000 euros, dont le siège social est sis au 60 rue François 1er - 75008 Paris. La Société est un fournisseur de Software As A Service, c'est-à-dire d'applications d'entreprise louées en ligne (dits fournisseurs SaaS), elle fournit un service d'accès en ligne à une solution de gestion de l'activité des d'inspections au sens de la norme ISO 17020 préconfigurée (ci-après les « Services »).
- Et toute personne physique ou morale, publique ou privée qui se propose d'utiliser ou utilise ledit Service, et pouvant à ce titre recevoir la qualification de professionnel, ci-après dénommée « le Client ou les Clients ».
Le Client reconnaît avoir reçu de la Société toutes les informations nécessaires lui permettant d'apprécier l'adéquation des Services applicatifs à ses besoins et de prendre toutes les précautions utiles pour son utilisation.
Vous n'êtes pas autorisé à accéder aux Services et accepter ce Contrat si vous êtes un concurrent direct d'In Extenso Global, sauf avec le consentement préalable d'In Extenso Global.
Le Client accepte que la Société puisse changer les termes et les conditions qui régissent l'utilisation de ses Services. En cas de modifications, ces modifications seront annoncées au Client par email ou tout moyen de communication numérique ou papier. La poursuite de l'utilisation des Services d'In Extenso Global après la date d'effet d'une modification sous-entend l'acceptation du Client des nouvelles conditions.
Le fait de passer commande implique l'adhésion pleine et entière du Client aux CGVA, dont Annexes, aux conditions particulières attachées à tous produits ou services, au bon de commande associé, ainsi que le respect des obligations nées du Code de la propriété intellectuelle et des licences d'utilisation des produits et services, l'ensemble constituant le « Contrat ».
En cas de contradiction entre les présentes conditions Générales de vente, et le bon de commande validé par In Extenso Global et le Client, les dispositions contenues dans le bon de commande priment.
Ceci exposé, il a été convenu ce qui suit :
1. Conditions générales
1.1 Objet
Le contrat a pour objet de définir les termes et conditions applicables aux Services commandés par le Client.
La société consent au Client, qui accepte :
- Un droit d'accès aux serveurs de la Société dans les conditions définies ci-après,
- Un droit d'utilisation finale des Solutions,
- Un ensemble de services, notamment d'hébergement des données, de maintenance des Services applicatifs, d'assistance technique.
La Société fournira les Services SaaS directement, avec ses propres moyens ou grâce à la collaboration de tiers. En particulier, In Extenso Global pourra sous-traiter tout ou partie de la Plateforme SaaS et de la Plateforme de paiement à des entreprises spécialisées du secteur.
La sous-traitance des Services de LYL'IA de la part d'In Extenso Global sera effectuée conformément aux dispositions relatives à la protection des données à caractère personnel et, en conséquence, selon les conditions de l'article « Données personnelles ».
Afin de garantir l'intégrité, la confidentialité et l'indépendance des données de chaque Client, la Société met à disposition une infrastructure technique dans laquelle chaque Client dispose de sa propre base de données dédiée ainsi que d'un espace applicatif isolé. Ce modèle d'architecture SaaS à instances indépendantes garantit une séparation stricte entre les environnements Clients.
Aucun partage de données, de fichiers ou de configuration ne peut intervenir entre Clients, à l'exception des éléments strictement nécessaires au fonctionnement de la plateforme (ex : modèles de documents, templates globaux, ou paramétrages standards non personnalisés).
Cette organisation assure une haute disponibilité, une sécurité renforcée et une conformité complète avec les normes RGPD, notamment en ce qui concerne la portabilité et la réversibilité des données.
Chaque Client peut, sur demande, bénéficier d'une restitution intégrale de sa base et de ses fichiers selon les conditions définies dans l'article « Restitution des données du Client ».
1.2 Formation du contrat
Le contrat est réputé conclu à la date d'acceptation expresse de la commande par In Extenso Global. Cette acceptation intervient à bref délai après confirmation de la commande à l'Acheteur par l'envoi d'un message électronique de confirmation de commande et au plus tard dans les trois (3) jours ouvrables suivant la passation de la commande.
Pour être pris en compte, tout bon de commande devra être passé auprès d'In Extenso Global, précédé de l'acceptation des présentes CGVA. Ce bon de commande définira :
Un interlocuteur chargé de centraliser et de coordonner les relations avec In Extenso Global,
- Le niveau de service auquel le Client souhaite s'engager,
- Les tarifs associés aux Services sélectionnés,
- Les informations bancaires du Client.
1.3. Durée et résiliation
1.3.1 Durée
La relation contractuelle fixée par le présent Contrat d'abonnement prendra effet dès la réception par le Client de l'acceptation du bon de commande dématérialisé.
Le présent Contrat d'abonnement est conclu pour une période d'engagement de 12 mois, renouvelée automatiquement, sauf par dénonciation explicite du Client ou de la Société.
1.3.2 Résiliation
Résiliation anticipée du contrat
À l'initiative du Client
Le Client peut mettre un terme à tout moment au contrat moyennant le respect d'un préavis de trois (3) mois. Cette résiliation s'effectuera, à peine d'irrecevabilité, par envoi d'une notification écrite par tous moyens à la Société. Chaque mois entamé est insécable et sera facturé dans son intégralité. Le Client comprend et accepte que s'il avertit la Société à partir du 14 du mois de sa demande de résiliation, un délai de carence de 1 mois sera rajouté sur sa facture de solde et prélevé sur le compte bancaire ou postal habituel du Client (correspondant à la facture d'abonnement du mois précédant la résiliation, hors consommations d'options à la carte).
À date de réception de la demande de résiliation, une facture de solde sera émise et prélevée sans délai. Les options signatures électroniques et signatures numériques seront également désactivées à cette date de demande de résiliation.
Cas particuliers
Rupture du contrat en cas de décès : En cas de décès du Client, le contrat prend fin immédiatement et sans préavis.
Toutes les situations imposées par l'urgence (placement en long ou moyen séjour, hospitalisation…) entraînent de plein droit la suspension immédiate du contrat.
Rupture amiable : la relation contractuelle définie par le présent Contrat d'abonnement sera réputée éteinte à tout moment, par accord mutuel entre les parties.
Résiliation pour faute
Résiliation à l'initiative du Client
Le Client peut résilier le présent contrat dans le cadre de manquements de la Société aux obligations mises à sa charge par le présent contrat, trente (30) jours après une mise en demeure restée infructueuse notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à la Société, et notamment dans les cas suivants sans que cette liste soit exhaustive : défaut d'exécution de la prestation, retard dans l'exécution de la prestation.
Résiliation à l'initiative de la Société
La Société peut résilier le présent contrat dans le cadre de manquements du Client aux obligations mises à sa charge par le présent contrat pour les cas et dans les conditions ci-dessous.
Résiliation du contrat pour défaut de paiement : La Société peut résilier le présent contrat en cas de défaut de paiement d'une facture par le Client dans un délai de 30 (trente) jours suivant son échéance, et 8 (huit) jours après l'envoi d'une mise en demeure restée infructueuse notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception.
Résiliation du contrat en cas d'impossibilité pour la Société d'exercer son activité du fait du Client : La Société peut résilier le présent contrat 30 (trente) jours après l'envoi d'une mise en demeure restée infructueuse et constatant le motif lié à l'impossibilité d'exécuter le présent contrat et notamment sans que cette liste soit exhaustive : dénigrement de la Société et/ou de l'intervenant, défaut de fourniture du matériel nécessaire à l'exécution de la prestation, défaut de recours au système de télégestion non justifié par une impossibilité matérielle, intervention d'un tiers empêchant la réalisation de la prestation par la Société, manque de respect aux intervenants, mise en danger des intervenants.
Le Client s'oblige à ce que, dans le délai maximum de quinze (15) jours à compter de l'extinction de la licence d'utilisation des Services In Extenso Global, quelle que soit la cause, à supprimer de ses Équipements informatiques tout support ou documentation ou élément relatifs à In Extenso Global.
Restitution des données du client
À la demande du Client formulée dans les trente 30 jours suivant la date d'effet de la résiliation d'un abonnement à des Services souscrits, la Société mettra à sa disposition (sur devis fonction des éléments demandés et sous réserve du versement des sommes devisées) pour téléchargement un ou des fichier(s) des données principales au format csv (comma separated value), xls ou sql ainsi que les documents pdf. Au terme de cette période de trente jours, la Société n'a aucune obligation de conserver ou de fournir les données du Client et, sauf interdiction légale, la Société effacera ensuite toutes les Données du Client présentes dans ses systèmes ou autrement en sa possession ou sous son contrôle.
1.4 Conditions financières
1.4.1 Prix abonnement
Le Bon de Commande dématérialisé a été complété par la Société. Il indique la formule choisie, le prix et le mode de paiement qui seront applicables comme contre-prestation des Services d'In Extenso Global sous contrat consentis au Client conformément aux présentes.
La période d'abonnement débute automatiquement à la réception des identifiants de connexion. Le Client comprend et accepte les conditions tarifaires définies dans le bon de commande validé par le Client s'appliquent immédiatement. De ce fait, le Client accepte que la Société commencera automatiquement à facturer le montant des sommes qui lui sont dues, sans que la Société ait besoin d'en avertir le Client au préalable.
Le Client peut à tout moment changer de niveau de service ou souscrire des options, pour un niveau de service supérieur, et devra pour cela notifier la Société par e-mail sur contact@inextenso.me . Le changement sera effectif dans les 2 jours ouvrés. Le Client ne peut pas changer son niveau de service pour un niveau de service inférieur.
1.4.2 Facturation et paiement
La Société met à la disposition de ses Clients la possibilité de payer selon la modalité de paiement suivante : Par prélèvement automatique sur compte courant (bancaire ou postal) ou virement bancaire.
Les factures sont disponibles sur le compte du Client, et téléchargeables au format pdf (option en cours de développement).
La Société procède à la facturation automatique du montant de la facture sur le compte du Client durant le mois de génération de la facture.
La Société s'accorde le droit de modifier ses tarifs à tout moment. Le client sera informé de cette évolution tarifaire par courrier électronique 1 mois avant la prise d'effet. Dans l'hypothèse où le Client ne serait pas d'accord avec ce nouveau tarif, il pourra résilier librement le contrat jusqu'à quinze (15) jours avant la date de prise d'effet du nouveau tarif, sans que sa responsabilité ne puisse être recherchée pour quelque raison que ce soit.
1.4.3 Défaut de paiement - Pénalités de retard
En cas de non-paiement total ou partiel d'une commande à l'échéance, ou en cas de non-respect des modalités de paiement :
- La Société informe le Client et procède à un nouveau prélèvement dans les 3 jours, incluant les frais de rejet bancaire
- Si la première facture de relance est à nouveau non honorée, la Société a le droit de suspendre les accès aux Services et de toute(s) fonctionnalité(s) indiquée(s) dans le Bon de commande du Client, et ce jusqu'à régularisation par virement bancaire.
- La société peut prononcer la résolution de la vente et interdire les accès au Client, aux Opérateurs, aux Administrateurs aux Services ainsi qu'à toute autre prestation de service délivrée par In Extenso Global.
1.4.4 Remboursement
Le Client accepte que toute somme engagée et réglée à In Extenso Global ne peut être réclamée par la suite et faire l'objet d'un remboursement total ou partiel, pour quelque raison que ce soit.
Seuls les cas de remboursement explicitement prévus et décris dans le présent Contrat peuvent donner lieu à un remboursement.
Quelles que soient les raisons d'un remboursement, le Client accepte que des frais de 25 % du montant total des sommes versées ou dues à In Extenso Global seront réputés non remboursables et seront systématiquement déduits des sommes remboursées.
1.4.5 Délais
Les délais de livraison sont de maximum 2 jours ouvrés. En cas de retard de livraison excédant plus de 4 jours ouvrés de la part de la Société, le Client peut adresser une mise en demeure de livrer à la Société par voie électronique. Cette mise en demeure prendra effet si et seulement si le Client reçoit un avis de réception par voie électronique.
Si la commande n'est pas livrée dans les quinze (15) jours ouvrés suivant la date de réception de la mise en demeure, le Client peut annuler sa commande et obtenir le remboursement des produits et Services In Extenso Global commandés non encore livrés ou en cours d'acheminement par un sous-traitant de la Société. Le remboursement est effectué dans les 20 jours ouvrés suite à la demande de remboursement par voie électronique et confirmée par avis de réception électronique.
Dans tous les cas aucune indemnité ou pénalité ne peut être demandé à la Société.
1.5 Garantie d'éviction
La société déclare et garantit :
- Que les Solutions qu'elle a développées sont originales au sens du Code de la propriété intellectuelle français,
- Qu'elle est titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle qui lui permettent de conclure le Contrat. La société déclare et garantit que les Solutions ne sont pas susceptibles de porter atteinte aux droits des tiers.
1.6 Responsabilité
1.6.1 Responsabilité d'In Extenso Global
Exclusion de responsabilité
Le Client a été informé que la Société ne peut être tenu responsable pour aucun dommage direct, indirect, accessoire, spécial, important ou exemplaires, en incluant, mais de manière non limitée, les dommages pour la perte de profits, ou d'autres pertes impalpables provenant de :
- L'incapacité à utiliser le service,
- L'utilisation faite sans autorisation des données du Client ou la modification des données du Client par une personne non autorisée.
La Société met à disposition du Client une base documentaire personnalisable par le Client. La Société n'est en aucun cas responsable du contenu proposé, qui est à seul titre d'exemple.
In Extenso Global ne garantit pas que le service est exempt d'anomalies et que son fonctionnement sera ininterrompu. En conséquence, il est rappelé au Client qu'il lui appartient de prendre toutes les dispositions appropriées pour minimiser les conséquences dommageables liées notamment à une possible interruption d'exploitation ou à une perte de données.
Le Client est informé que l'utilisation du service s'effectue via le réseau internet. Ainsi le Client est conscient et accepte les caractéristiques et les limites d'internet, notamment en ce qui concerne l'absence de protection de certaines données contre des détournements éventuels ou piratages et les risques de contamination par d'éventuels virus circulants sur le réseau, les performances techniques, les temps de réponse (pour consulter, interroger ou transférer des informations), les risques d'interruption et plus généralement, les risques inhérents à toute connexion et transmission sur internet.
Limitation de responsabilité
La responsabilité d'In Extenso Global selon les obligations de prestation des Services assumées en vertu de ce Contrat sera sujette aux limitations suivantes :
La responsabilité totale de la Société pour tous les concepts résultant de la prestation des Services In Extenso Global ne pourra excéder en aucun cas un montant équivalent au prix accordé dans le bon de commande. Le Client ne pourra pas réclamer à la Société une quelconque indemnisation du dommage ou préjudice susceptible d'être qualifié comme dommages dérivés, manque à gagner, perte commerciale, perte de la réputation commerciale ou réclamations de tiers contre le Client (même s'il s'agit d'organismes publics ou de ses Clients), ni pour tout dommage similaire.
En ce qui concerne les manquements produits dans le développement des fonctions ou Services qui ont été prêtés par des tiers sous-traités par la Société, la responsabilité totale de la Société ne devra pas excéder, dans son ensemble, le montant total que la Société, conformément aux contrats souscrits dans chaque cas, puisse obtenir, pour ce manquement, du tiers sous-traitant responsable de la prestation du service affecté par ce manquement.
1.6.2 Responsabilité du Client
Le Client est responsable de la sécurité d'accès aux comptes des Administrateurs et Opérateurs rattachés à son compte et de la confidentialité de leurs mots de passe. In Extenso Global ne peut être tenue responsable pour une perte ou un vol des mots de passe des utilisateurs rattachés au compte du Client.
Le Client s'engage à ce que les Opérateurs qui utilisent les Services de LYL'IA, connaissent, assument, acceptent et accomplissent leurs obligations prévues dans les présentes Conditions Générales d'utilisation, dans le bon de commande ou dans toute autre documentation qui soit d'application pour la prestation des Services LYL'IA, et assume la pleine responsabilité pour l'éventuel non-respect de l'une des quelconques obligations par les Opérateurs.
1.7 Assurances
La Société a souscrit les assurances nécessaires afin de couvrir les risques liés à l'exercice de son activité. Elle s'engage à donner tout justificatif au Client, si celui-ci lui en fait la demande expresse.
1.8 Dispositions Communes
1.8.1 Autonomie des clauses du contrat
Dans l'éventualité où l'une quelconque disposition des conditions générales serait réputée inapplicable en vertu du droit en vigueur, les parties conviennent de la renégocier en toute bonne foi afin de préserver la position économique dont elles bénéficient au plus près de celle mentionnée au titre de la disposition rendue inapplicable. Si elles ne parviennent pas à remplacer cette disposition de façon mutuellement acceptable et applicable, (i) cette disposition sera exclue des conditions générales, (ii) le reste des conditions générales seront interprétées comme si ladite disposition était exclue (iii) le reste des conditions générales seront applicables conformément aux conditions de ce dernier.
1.8.2 Tolérance
Le fait qu'In Extenso Global n'exige pas l'application d'une disposition quelconque des Conditions Générales de Vente, ou n'exerce pas un droit ou recours prévu au titre des Conditions Générales de Vente, ne constitue en aucun cas une renonciation à ladite disposition ou auxdits droits ou recours.
1.8.3 Notifications
Toute notification que l'Acheteur doit ou souhaite faire à In Extenso Global en vertu des présentes devra être faite par écrit par mail à l'adresse suivante :
contact@inextenso.me
1.8.4 Droit d'utilisation et de reproduction
In Extenso Global déclare que les produits et services, les logiciels qui la composent ainsi que la documentation y afférent, sont sa propriété au sens des dispositions du Code de la propriété intellectuelle ou, à défaut, qu'elle a acquis tous les droits nécessaires pour conclure le Contrat.
Important : La structure, caractéristiques, codes, méthodes de travail, systèmes d'information, outils de développement, know-how, méthodologies, processus, technologies ou algorithmes des Services LYL'IA sont propriété de la Société ou de ses fournisseurs, ayant été, dans ce dernier cas, objet de licence, et sont protégés par les normes françaises ou internationales de la propriété intellectuelle et industrielle, et ne peuvent faire l'objet de modification ultérieure, copie, altération, reproduction, adaptation ou traduction de la part du Client.
Tous les manuels d'utilisation, textes, dessins graphiques, bases de données, vidéos ou supports audio et afférents ou qui complètent les Services LYL'IA sont propriété de la Société ou de ses fournisseurs de contenus, et ne peuvent faire l'objet de modification ultérieure, copie, altération, reproduction, adaptation ou traduction de la part du Client.
La mise à disposition du Client des Services LYL'IA n'implique, en aucun cas, la cession de sa propriété ni la concession d'un droit d'utilisation en faveur du Client distinct des dispositions du présent Contrat d'abonnement.
En conséquence, toute utilisation par le Client des Services LYL'IA sans autorisation de la Société est formellement interdite, y compris leur exploitation, reproduction, diffusion, transformation, distribution, transmission par tout moyen, publication ultérieure, exhibition, communication publique ou représentation totale ou partielle, lesquelles, si elles se produisaient, constitueraient des infractions au droit de propriété intellectuelle ou industrielle de la Société, sanctionnées par la législation en vigueur.
La Société déclare expressément être titulaire des droits d'exploitation existant sur les Services et avoir acquis tous droits et autorisations afférentes aux Services.
La Société garantit aussi au Client la jouissance paisible des droits qui lui sont consentis contre tous troubles, revendications ou évictions quelconques. In Extenso Global déclare avoir obtenu toutes les autorisations nécessaires au titre des exploitations prévues aux présentes et faire son affaire personnelle de tous les paiements y afférents.
La Société s'engage à indemniser intégralement le Client en cas de plainte pour violation du droit d'auteur formée par un tiers lésé. Cette indemnisation couvre toutes sommes prononcées à titre de dommage et intérêts, mais également tous frais de procédure, honoraires de professionnels (avocats, experts ...).
Le Client consent à la Société une autorisation pour utiliser son nom, sa marque, et son logo pouvant être par la suite objet d'exploitation, reproduction, diffusion, transformation, traduction, distribution, transmission par tout moyen, publication ultérieure, exhibition, communication publique ou représentation totale ou partielle, à des fins uniquement de promotion d'In Extenso Global. Le Client n'aura pas le droit de percevoir d'In Extenso Global une compensation économique relative à l'autorisation y afférente pour l'utilisation de son nom, sa marque et son logo dans le cadre de la promotion d'In Extenso Global.
1.8.5 Force majeure
La responsabilité d'In Extenso Global ne saurait en aucun cas être engagée en cas de retards ou de manquements quelconques dans l'exécution de ses obligations dès lors qu'ils sont imputables à un cas de force majeure. De convention expresse, il est convenu que sont constitutifs d'un cas de force majeure sans que cette liste soit exhaustive : l'incendie, les inondations, les guerres, les émeutes, les attentats, les épidémies/pandémies et mises en quarantaine, le fait du prince, réquisition, blocage des moyens de transport ou d'approvisionnement. En revanche, ne sont pas constitutifs d'un cas de force majeure les conflits collectifs de quelque nature qu'ils soient.
Dès qu'In Extenso Global aura connaissance d'un évènement risquant d'empêcher l'exécution du Contrat, il devra en avertir le Client dès que possible. Ainsi, les parties feront leurs meilleurs efforts pour éviter que l'évènement de force majeure ou le risque de survenance d'un tel évènement ne mette en péril la bonne exécution du Contrat.
Pendant le temps que dure l'évènement de force majeure, l'exécution des obligations d'In Extenso Global sera suspendue sans que sa responsabilité ne puisse être engagée à l'égard du Client, ni qu'aucune pénalité, intérêt, indemnité ou tout autre dédommagement de quelle que nature que ce soit au titre du préjudice subi ne puisse être demandée par l'Acheteur. L'exécution de ses obligations par In Extenso Global reprendra dès lors que la disparition de l'évènement de force majeure aura été dûment constatée.
En cas de force majeure mettant In Extenso Global dans l'impossibilité ou dans un cas de difficulté extrême de délivrer ses Services dans les délais convenus, les délais de livraison sont prorogés jusqu'à l'extinction de la cause empêchant l'exécution de la livraison.
Clause importante : Si l'évènement de force majeure vient à durer plus de 45 (quarante-cinq) jours consécutifs, sans que les parties ne parviennent à enrayer cet évènement, les parties se réuniront afin de déterminer si elles entendent poursuivre l'exécution de leurs obligations respectives, et dans la négative, la commande sera annulée de plein droit sans indemnité de part et d'autre.
1.8.6 Données personnelles
Chaque Partie s'engage à respecter la réglementation applicable, et notamment les dispositions et réglementations européennes applicables en matière de protection des Données à caractère personnel mises à sa charge, en particulier le Règlement européen n° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et la loi informatique et libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 telle que modifiée et/ou toute réglementation qui s'y substituerait, ainsi que toute réglementation européenne et l'ensemble des recommandations, délibérations et autres normes édictées par la Commission Nationale de l'Informatique des Libertés.
Le Client est responsable de la légalité des données personnelles qu'il (ou les Utilisateurs autorisés) fournit à In Extenso Global. Dans la mesure où le Client (ou les Utilisateurs autorisés) fournit des données personnelles à In Extenso Global pour l'enregistrement d'un compte ou autrement, les Parties reconnaissent et conviennent que ces informations seront traitées par In Extenso Global conformément aux Lois sur la protection des données et à la politique de confidentialité d'In Extenso Global relatée à l'adresse Mentions légales - In Extenso Global (appli.LYL'IA.be).
1.8.7 Droit Applicable/Juridiction Compétente
Droit applicable : Toute controverse relative à l'application ou à l'interprétation du présent Contrat d'abonnement ou de toute éventuelle modification, non-respect sera soumise à la loi française.
Juridiction compétente : Toute controverse entre le Client et la Société relative à l'application ou à l'interprétation du présent Contrat d'abonnement, sera de la compétence exclusive des tribunaux de Paris.
2. Conditions particulières : services en ligne
2.1 Objet
In Extenso Global accorde au Client un droit d’accès et d’utilisation, non exclusif et non cessible, du Service pour ses besoins professionnels, conformément à sa destination, telle que définie dans la documentation afférente, et limité à la durée du Contrat. Les présentes conditions particulières complètent les conditions générales de souscription aux services en ligne proposés par In Extenso Global (" les Services "). Les Services sont constitués d’entités indivisibles, comprenant l’ensemble des données disponibles, telles que définies au catalogue en vigueur, unies entre elles par des liens hypertextes
Le Client accepte que la Société fasse appel à des prestataires et fournisseurs extérieurs (nom de domaine, serveur, bande passante, stockage), de manière à assurer le bon fonctionnement de LYL’IA.
2.2 Accès aux Services
In Extenso Global s'engage à mettre en œuvre tous les moyens permettant au Client un accès fiable et rapide aux Services. Le Client déclare avoir accepté les coûts ainsi que les limites propres à toute connexion au réseau Internet. Le Client, informé des spécifications minimums communiquées par In Extenso Global, se charge d'accéder aux Services dans de bonnes conditions techniques - matériel, logiciel, télécommunications - afin que soient notamment assurées toutes les mesures de sauvegarde ainsi que la protection contre d'éventuelles intrusions.
Les informations contenues sur le site d'In Extenso Global sont accessibles 24 h/24 h, 7 j/7 j, sous réserve d'interruption accidentelle ou nécessaire au bon fonctionnement du service. Cette interruption ne donne lieu à aucune indemnité. Un service d'assistance, limité à l'utilisation des Services, est à la disposition du Client, aux heures ouvrables fixées par In Extenso Global.
Le Client reconnaît avoir vérifié que la configuration informatique utilisée ne contient aucun virus, qu'elle est en bon état de fonctionnement et compatible avec les Services. Le Client sera responsable de toutes les conséquences de l'utilisation d'un matériel non agréé.
Le Client s'interdit d'accéder ou de se maintenir frauduleusement dans les Services, d'entraver ou d'altérer le fonctionnement de ceux-ci notamment en y introduisant tout virus ou programme malveillant ou susceptible de causer un quelconque dommage au Site.
2.3 Modalités d'abonnement
2.3.1 Abonnement LYL'IA
In Extenso Global propose au Client de souscrire un abonnement forfaitaire aux Services, détaillé dans la grille tarifaire en annexe III, en fonction des offres commerciales définies au tarif en vigueur ou résultant de conventions particulières (bon de commande).
2.3.2 Partenariat Stripe
In Extenso Global propose optionnellement au Client de pouvoir lier son compte à la plateforme de paiement Stripe afin d'assurer les transactions avec ses propres clients.
Les frais de la plateforme Stripe sont de 1,5 % + 0,25 € par transaction. In Extenso Global applique également des frais de 1 % par transaction.
Toute demande qui n'a pas de lien direct avec l'abonnement est facturable en option (cf grille tarifaire en annexe III).
Au retour du contrat d'abonnement signé et du mandat de prélèvement reçu dûment complété au siège d'In Extenso Global, le Nom d'Utilisateur, le Mot de Passe, et l'adresse d'accès aux Services permettant à l'Administrateur d'utiliser les Services de LYL'IA seront communiqués au Client dès son inscription sur le site web d'In Extenso Global. L'Administrateur pourra alors modifier/ajouter/supprimer de nouveaux comptes d'accès pour des Opérateurs si le niveau des Services choisi le lui permet.
2.3.3 Connexion aux Services
Après acceptation du contrat souscrit par le Client, personne physique ou morale, Le Client utilisera seul ce droit d'accès. Il pourra se connecter à tout moment - à l'exception des périodes de maintenance, à savoir :
- 24 heures sur 24,
- 7 jours sur 7,
y compris les dimanches et jours fériés.
La procédure d'accès définie par la Société et annexée aux présentes, dans le cadre de la Charte Qualité, doit être rigoureusement respectée par le Client.
L'accès s'effectue :
- À partir des ordinateurs Clients.
- À partir de tout ordinateur Client nomade.
- Au moyen des Identifiants fournis au Client.
L'identification du Client lors de son accès aux Services applicatifs se fait au moyen :
- D'un identifiant attribué à chaque utilisateur par la Société,
- D'un mot de passe communiqué au Client par la Société.
Le Client utilisera les Identifiants qui lui auront été communiqués lors de chaque connexion aux Services applicatifs.
Les identifiants sont destinés à réserver l'accès des solutions objets du contrat aux utilisateurs du Client, à protéger l'intégrité et la disponibilité des solutions, ainsi que l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données du Client telles que transmises par les utilisateurs.
Confidentialité des identifiants :
Les Identifiants sont personnels et confidentiels. Ils ne peuvent être changés que sur demande du Client ou à l'initiative de la Société sous réserve d'en informer préalablement le Client. Le Client s'engage à mettre tout en œuvre pour conserver secrets les Identifiants le concernant et à ne pas les divulguer sous quelque forme que ce soit.
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d'accès qui lui sont remis. Il s'assurera qu'aucune autre personne non autorisée par la Société n'a accès aux Services applicatifs et aux Solutions. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des postes individuels d'accès aux Solutions. Dans l'hypothèse où il aurait connaissance de ce qu'une autre personne y accède, le Client en informera la Société sans délai par email sur support@inextenso.me.
En cas de perte ou de vol d'un des identifiants, le Client utilisera la procédure mise en place par la Société lui permettant de récupérer ses identifiants par e-mail, procédure décrite dans la Charte de qualité.
2.3.4 Maintenance, mise à jour et patch
La Société pourra effectuer des adaptations ou de nouvelles versions des Services de LYL'IA. Le Client consent expressément que la Société l'informe par des avis ou des alertes, visibles par les opérateurs, sur des mises à jour ou patchs susceptibles d'être nécessaires pour le bon fonctionnement ou la maintenance des Services de LYL'IA.
Si le Client en a passé commande, il bénéficie des mises à jour et évolutions fonctionnelles des Services applicatifs. La Société s'engage à transmettre les documentations mises à jour des nouvelles versions des Solutions (notice, tutoriel…). En aucun cas, le Client ne pourra refuser les mises à jour ou patchs effectués par la Société.
Toutes les caractéristiques qui augmentent ou améliorent le service actuel seront soumises au présent Contrat. La simple utilisation de LYL'IA marquera le consentement du Client à de tels changements.
Dans le cadre des opérations de maintenance ou de formation, le Client accepte que la Société ait un accès aux données saisies dans la base de données du Client ou qu'il intervienne sur l'écran du Client en accès à distance. Cet accès n'a qu'un but pédagogique ou technique. Les données ne seront en aucun cas utilisées à d'autres fins et ne seront pas enregistrées ou collectées en dehors de la base de données du Client.
2.3.5 Assistance technique de LYL'IA
La Société s'engage à :
- Apporter une assistance de deux niveaux :
- La hotline Tél. : 09 50 53 60 03 accessible du lundi au vendredi de 9 h à 12 h 30 et de 14 h à 17 h 30 hors jours fériés et exceptionnellement les jours de fermeture générale de la Société.
- L'assistance en ligne, support@inextenso.me, aux mêmes heures que ci-dessus, avec un délai de réponse de 24 heures maximum (jours ouvrés).
Cette assistance a pour but d'aider le Client à résoudre les difficultés qu'il aurait à utiliser le logiciel LYL'IA. La Société ou l'un de ses sous-traitants soumettra une proposition de prestation de formation si ses relevés d'intervention dans le cadre de l'assistance technique et de la maintenance corrective des Services applicatifs font apparaître des problèmes récurrents d'utilisation par le Client distincts d'anomalies.
Cette assistance n'est pas un service de formation pour l'utilisation du logiciel LYL'IA. La société In Extenso Global met à cet effet à disposition des utilisateurs un "wiki" détaillé (en cours de développement), ainsi que des tutoriels vidéo sur le site internet YouTube, accessibles directement via le logiciel, et qui permettent déjà un accompagnement exhaustif dans l'utilisation du logiciel.
Les interventions relatives à ce service peuvent rendre le service momentanément indisponible. Elles sont effectuées en général 1 fois par mois, après un délai de prévenance de 2 jours et uniquement hors jours et heures ouvrés. La Société garantit que les mises à niveau et nouvelles versions des Logiciels n'entraîneront aucune régression des Services applicatifs en termes de performances et de fonctionnalités.
ANNEXE I : Charte qualité
Niveau de services et délais d'interruption
La Plateforme SaaS sera disponible pour utilisation via Internet 24 heures/24, tous les jours de l'année, dans les conditions suivantes :
- Disponibilité de 98 % du lundi au vendredi (base de calcul du 01 juin 2025 au 30 juin 2025).
- Disponibilité de 97 % les fins de semaine (du vendredi 24:00 heures CET au dimanche 00:00 heure CET) (base de calcul du 01 juin 2025 au 30 juin 2025).
La Société ne sera pas responsable des interruptions de disponibilité de ces informations et du service fondés sur des causes de force majeure ou hors de son contrôle. Les éléments ou ressources suivants de l'Opérateur ou Utilisateur et du Client sont considérés comme hors de contrôle de la Société :
- Système informatique.
- Logiciel de connexion.
- Logiciel de navigation.
- Virus.
- Accès à Internet par un moyen disponible pour les deux parties, réseau téléphonique commuté, RDSI, xDSL, Frame Relay, câble, satellite et toute autre infrastructure de transport ou de télécommunications et la largeur de bande disponible.
La Société pourra interrompre temporairement le stockage des informations dans ses serveurs ou sa disponibilité de la part des utilisateurs d'Internet, pour des motifs de sécurité, nécessités de maintenance ou pour la restructuration des ressources informatiques d'In Extenso Global. Ces interruptions seront destinées à améliorer ses Services de stockage et de mise à disposition des informations à travers Internet. En tout cas, la Société s'efforcera que ces interruptions affectent au minimum le Client. En cas d'arrêts programmés, et dans la mesure du possible, la Société les notifiera à l'avance au Client.
Procédures d'accès aux services
Les utilisateurs accèdent au logiciel via une URL de connexion dédiée. L'accès au compte est effectué par un nom d'utilisateur unique et un mot de passe fourni après l'inscription du Client.
L'administrateur déclaré du Client (nommé dans le bon de commande) a la possibilité de créer les autres utilisateurs (souscription de licences supplémentaires) et de définir les mots de passe.
Chaque utilisateur peut changer son mot de passe sur son compte LYL'IA.
Protocole technique
Nous possédons nos propres baies de serveurs. Notre datacenter est basé à Reims (51). Cette infrastructure principale repose sur une solution Proxmox composée de 3 hôtes physiques (750 Go de RAM, 20 To de stockage en disques Ceph) permettant de garantir la performance, la redondance et la haute disponibilité.
En complément, nous utilisons l'infrastructure cloud Digital Ocean pour certaines fonctions critiques ou temporaires (environnements de test, relais SMTP, services applicatifs spécifiques). Ces ressources sont localisées dans le datacenter FRA1 de Francfort (Allemagne), conforme aux standards ISO/IEC 27 001 et RGPD. Un exemple typique de configuration inclut :
- Droplet Debian 11 x64,
- 2 vCPU AMD,
- 4 Go de mémoire vive,
- 80 Go SSD,
- Réseau VPC privé (adresse IP 10.114.0.2) et adresse publique sécurisée (159.89.101.100).
Aucune donnée sensible client n'est stockée sur ces Droplets sans consentement explicite du Client. Ces instances sont surveillées, sécurisées (pare-feu, accès restreint) et les échanges sont chiffrés (HTTPS/SSL).
L'accès utilisateur au logiciel LYL'IA se fait intégralement en mode SaaS. Il n'y a aucune installation locale, ni besoin de maintenance ou de sauvegarde à la charge du Client. L'accès se fait via un navigateur compatible (Google Chrome recommandé) avec connexion internet.
Les mises à jour logicielles mineures sont effectuées automatiquement tous les jours à 2 h, tandis que les mises à jour majeures sont programmées les dimanches matin pour éviter les interruptions en heures ouvrées.
Pour faire fonctionner le logiciel, plusieurs serveurs FRONT et BACK sont répartis sur notre infrastructure Proxmox et hébergés sur des systèmes Linux à jour. Un serveur MySQL dédié gère les bases de données de production.
Chaque Client dispose de sa propre base de données dédiée, garantissant l'isolation complète des données. Les bases de paramétrage global (templates, listes génériques) sont partagées uniquement à titre fonctionnel.
Protocole de sauvegarde
- Toutes les machines virtuelles (VM) sont sauvegardées chaque nuit de façon incrémentielle (ou en FULL selon les besoins). La rétention est de 60 jours.
- Un serveur dédié stocke l'ensemble des documents (GED), également inclus dans le processus de sauvegarde.
- En plus, un dump journalier de toutes les bases MySQL est réalisé, stocké pendant 7 jours.
- Les sauvegardes sont répliquées vers un autre hôte dans une région différente, garantissant une redondance géographique avec 30 jours de conservation supplémentaire.
Protocole de maintenance
- Le serveur MySQL et le serveur GED sont mis à jour annuellement.
- Des outils de supervision permettent d'alerter en temps réel en cas d'interruption de service.
- Les mises à jour fonctionnelles de la plateforme sont régulières et suivent une roadmap validée.
Délais de correction des anomalies et processus qualité
- En cas d'anomalie bloquante, la correction est apportée le jour même.
- Les mises à jour correctives sont déployées immédiatement.
Procédures de contrôle
- Un gestionnaire de tickets permet de tracer les dysfonctionnements.
- Chaque ticket passe un cycle : remontée, test, validation, fermeture.
- Le service support informe le Client dès la mise à jour en production.
RGPD
Données stockées dans votre base de données LYL'IA :
La solution LYL'IA permet de déterminer une durée de conservation des données (en années). Au-delà de cette durée, il vous est proposé d'anonymiser les données stagiaires :
- Effacement des données personnelles,
- Effacement des documents.
Ce traitement est irréversible.
Vous avez la possibilité d'exporter les données d'un client depuis sa fiche.
Données stockées dans le cadre de la relation entre la Société et le Client :
Nous utilisons des systèmes de communication par email et ticketing dans le cadre du support utilisateur. Ces outils sont hébergés dans l'Union européenne, respectent les exigences du RGPD, et ne collectent que les données strictement nécessaires à l'exécution du service (identité, email, description du besoin).
Dans le cadre des communications téléphoniques, aucune donnée n'est enregistrée ni conservée.
Les données saisies par le Client (clients, évaluateurs, stagiaires, documents…) sont uniquement utilisées dans le cadre de l'exploitation fonctionnelle de la plateforme LYL'IA, conformément aux finalités prévues par le Client. Aucune donnée n'est vendue, partagée, ni transférée vers un tiers non autorisé.
Tous les échanges entre le navigateur de l'utilisateur et les serveurs d'In Extenso Global sont chiffrés par le protocole SSL/TLS (HTTPS).
L'accès aux données est strictement protégé par identifiants uniques et mots de passe confidentiels, et fait l'objet de contrôles de sécurité renforcés.
ANNEXE II : Dispositions techniques
Conditions techniques des réseaux et éléments d'interconnexion, Équipements et terminaux du Client :
Plateformes Microsoft Windows
(7, 8, 10, 11)
Plateformes Linux
(distributions Debian, Ubuntu, Fedora…)
Plateformes Mac OS X
(10.13 ou supérieur)
Connexion Internet
stable avec bande passante suffisante
Navigateur Internet
à jour (Google Chrome recommandé, compatibilité avec Edge et Firefox)
ANNEXE III : Grille tarifaire
GRILLE TARIFAIRE du 01 janvier 2025 au 31 décembre 2025
Services inclus dans les formules d'abonnement
| Pack |
Tarif mensuel HT |
Contenu |
| Pack BASIC |
250 €/mois |
3 comptes administrateurs, jusqu'à 20 utilisateurs actifs (ESSMS, évaluateurs, référents, gestionnaires), installation sur sous-domaine dédié, fonctionnalités standardisées, support par e-mail (sous 48 heures). |
| Pack PRO |
690 €/mois |
6 comptes administrateurs, jusqu'à 60 utilisateurs, installation sur sous-domaine personnalisé avec SSL, notifications automatiques, gestion documentaire, automatisation des processus, API Yousign intégrée, support prioritaire (24 h), formation utilisateur incluse (1 h). |
| Pack PREMIUM (Sur mesure) |
1 490 €/mois |
Utilisateurs & administrateurs illimités, domaine complet personnalisé avec SSL, personnalisation poussée (branding, tableaux de bord, rapports avancés), CRM intégré, suivi des performances, support premium, 2 h de coaching en ligne incluses. |
Prestations techniques obligatoires (à la souscription)
| Service |
Unité |
Tarif HT |
| Installation complète sur serveur (forfait 5 jours) |
Service |
2 000 € |
| Mise en service : paramétrage + personnalisation de 7 documents + intégration des données de base |
Forfait |
850 € |
| Nom de domaine personnalisé (si hors sous-domaine LYL'IA) |
Annuel |
50 €/an |
🧩 Services optionnels (facturables à la carte)
| Option |
Unité |
Tarif HT |
| Reprise de vos données (clients, évaluateurs, stagiaires, financeurs…) via fichier Excel |
Par base |
80 € |
| Insertion de champs personnalisés ou de documents |
Par document |
28 € |
| Export complet de données/documents (PDF, Excel) |
Par export |
80 € |
| Signature électronique OTP (via Yousign) |
Par document signé |
1,90 € |
| Connecteur API vers outils tiers (CRM, OPCO, ERP…) |
Par mois |
15 € |
| Intervention technique spécifique (purge de base, script, correctif manuel) |
Par heure |
80 € |
| Développement ou personnalisation spécifique (écran, module, logique métier) |
Par jour |
400 € |
NB : Les services obligatoires sont requis pour le bon déploiement de la solution. Les services optionnels sont activables selon les besoins du client. Toute demande particulière fera l'objet d'un devis.
